כפי שחלקכם יודעים אני מנהלת התפעול (והשיווק) בתוכנית 8200 לעסקים קטנים. במסגרת התפקיד יש הרבה סיטואציות מורכבות של תהליכים שקודם לכן לא היו שם ועכשיו צריך לבנות ולהגדיר. ולפעמים פשוט החלטות שדורשות חשיבה מכיוונים שונים כדי להבין את כל המשמעויות שלהן. לכן החלטתי לשתף 3 מחשבות על אירועים שונים שעשויים לעזור למנהלים בתוכניות התנדבותיות אחרות ולא רק ….בסופו של דבר דילמות תהליכיות הן מנת חלקם של מנהלים בכל סוגי האירגונים.
רקע קצר על התוכנית בשביל ההקשר :
8200 לעסקים קטנים היא תוכנית התנדבותית שבה מנטורים מצוותים לעסקים קטנים שנפגעו ממלחמת חרבות ברזל ועוברים איתם תהליך של 3 חודשים בו הם עוזרים להם בשיווק, פיתוח עסקי, נושאים פיננסיים ועוד..
מערכת מידע פתוחה או סגורה למשתמשים
כמו כל אירגון התנדבותי התחלנו את דרכינו מסט של טבלאות אקסל מפוארות שעזרו לנהל את המתנדבים, העסקים, המשימות ומה לא… עבר הזמן והשתדרגנו למערכת Monday נוצצת. ויחד עם המערכת החדשה הגיעה השאלה – למי יש הרשאות למה?
ההצעה הראשונה על השולחן הייתה – כולם רואים הכל, כולם חתמו על NDA אז אין מה להסתיר. השניה שבאה כמעט מיד אחריה הייתה, אנשים רואים רק את מה שהכי רלוונטי להם ולא פיפס אחד יותר.
הבעיה עם שתי הגישות שהן מאוד הכל או כלום. וכפי שגילינו בזכות שיחה עם המנטורים שלנו – מעט מאוד דברים בחיים הם הכל או כלום.
מסתבר שאנשים אוטודידקטים וסקרנים ניצלו את הגישה למידע הפתוח ו…למדו! הם למדו איך עסקים אחרים מתמודדים עם בעיות דומות ולמדו איך מנטורים עובדים עם סוגים שונים של עסקים. הם השקיעו זמן ומאמץ נוסף כדי לשפר את ההעבודה שלהם עצמם ולעזור לעסקים שהם מלווים יותר טוב.
הישג מרשים כשלעצמו ואם לוקחים בחשבון שמעולם לא ביקשנו את והם למדו הכל…. בהתנדבות ועל חשבון הזמן שלהם – פשוט מדהים.
אבל חשוב לזכור, שזה התאפשר רק כי נתנו להם את הגישה ל"חומר הלימוד" ולא הגבלנו את שדה הראייה לשהם. אז כמובן שאנחנו לא רוצים לאבד את זה והמסקנה כרגע שצריך להמשיך לחשוב ולמצוא דרך שלישית… אין לנו עדיין את כל הפתרונות אבל אנחנו ממשיכים לעבוד על זה וזה טוב.
איך לתעדף משימות ?
יש עשרות פרקטיקות לתעדוף משימות. כולן יפות וכולן חכמות אבל יש איזו תובנה שהתגנבה לי ככה במפתיע שאני רוצה לחלוק לגביי התיעדוף שמנהלים עושים למשימות.
כשאתם עמוסים עד מעל הצוואר ב"חשוב" וב"דחוף" וב"קרייסיס" מימין ומשמאל לפעמים זה קריטי לעצור ולחשוב לטווח בינוני-רחוק. אני יודעת שזה לחלוטין נוגד את האינטואיציה שלנו, אבל עצירה מתודית שבמהלכה תעשו חושבים על מה יקרה אחרי הקרייסיס הנוכחי עשויה להועיל גם לנוכחי וגם להבא.
במקרה שלי עצירה מהסוג הזה גרמה לי להבין שבעצם הבעיה הכי דחופה שלי היא בעיית כח האדם (אם תרצו להתנדב בתוכנית , זה כאן) ואם אני אצליח לפתור את הבעיה הזאת, יהיו לי משמעותית פחות בלת"מים. אז כן המשכתי לפתור את הדברים הקריטיים אבל התחלתי להקדיש חלק מהזמן שלי לחיפוש ולגיוס אנשים טובים שיעזרו לנו.
על חשיבותם של מתנדבים והכרת תודה בתוכנית התנדבותית
אז כמובן שהתשובה הקצרה היא – המתנדבים סופר חשובים לכל תוכנית התנדבותית, זה שם, כבר בשם. אבל אני רוצה לדבר היום על ההרגשת החשיבות שהמתנדבים מקבלים במסגרת התוכנית. או יותר מדוייק על הכרת תודה.
בתוכנית שלנו המתנדבים נכנסים לספרינט של 3 חודשים והם רצים עם הלשון בחוץ יחד עם העסק בכל השוחות עד להצלחה. תוך כדי הריצה אנחנו בתור הצוות המנהל מנסים בכל כוחינו לתקשר להם את הכרת התודה האינסופית שלנו למעשה שלהם. אבל בסופו של דבר אנחנו לא המוקד של האירוע אלא העסקים להם אנחנו עוזרים.
והעסקים – הם עסוקים. הם עסוקים בלעבוד קשה ולא תמיד יש להם זמן ל"הכרת תודה".
ופה מתחיל האתגר שלי – כי הכרת התודה של העסקים היא בדיוק מה שמניע את המנטורים.
אז מה עושים ?
קודם כל עובדים על הבנת הערך של העסקים. העסקים הם אלו שמקבלים את העזרה ולפעמים זה גורם להם לתחושות בעיתיות של נזקקות מה שמפריע להם לראות שהם העוצמה של כל העניין. להם יש את הכח לקבל את ההחלטות, זה העסק שלהם, החיים והמשפחה שלהם. ולהם גם יש את הכח להטעין את המנטורים, כי מילת תודה פשוטה היא המון! אז עובדים עם העסקים על המקום שלהם במשוואה כך שיבינו שיש להם את הכח וכמו תמיד עם כח – כדאי לנצל אותו לטובה.
ואז כמו בכל משפך שיווקי – מורידים את החיכוך. נותנים לעסקים את כל הדרכים בשביל להביע את הכרת התודה שלהם למנטורים. במקרה שלנו, העסקים יכולים כמובן להגיד את זה ישירות למנטור שהם עובדים מולו. או למסור את זה לראש הצוות או לכל אחד מחברי ההנהלה. וגם יצרנו טופס פשוט שמאפשר לעסק לכתוב מה שהוא רוצה ולשלוח את התודה ישירות להנהלה מבלי שהמנטור ידע על כך.
מה זה עוזר?
אם בעל העסק מרגיש לא בנח להזדהות אנחנו נוכל למסור למנטור את התודה בצורה יותר מעורפלת (כל מנטור עובד עם כמה עסקים) אבל העיקר שהתודה תגיע ליעדה. כמובן שאנחנו לא מגבילים את הפורמט- טקסט, תמונה, ווידאו, יונת דואר…הכל עובד.
בסופו של דבר אנשים שעושים דברים בהתנדבות עושים את זה ממגוון סיבות אבל תודה פשוטה בסוף היום היא מהות הכל.